Auteursarchief: hsteenvoorde

4. Niet storen onder het werk

Je kunt ontspannen werken als er wordt voldaan aan 5 voorwaarden. Ik schreef er in mijn vorige blogs over. Je hebt er zelf voor gekozen, er is geen tijdsdruk, je doet één ding tegelijk, je wordt weinig onderbroken, je bent niet bezig met het eindresultaat.

In deze blog gaat het over het toepassen van voorwaarde 4 in je werksituatie:
Je wordt weinig onderbroken.

Een duizendpoot
“Ja maar dat kan niet anders. Er zijn voortdurend zaken die tussendoor komen en … allemaal belangrijk. Ik word regelmatig onderbroken. Het hoort gewoon bij mijn werk om direct te reageren en dan mijn bezigheden van dat moment te laten liggen”. Ik hoor dit mijn klant van enige tijd geleden nog zeggen. Het ging in dit geval om iemand met een functie met een flinke hoeveelheid aan taken: website onderhouden, klachten afhandelen, telefonisch en via de mail klanten te woord staan, nieuwe ontwikkelingen in de branche monitoren, inkopen doen en ook verkoop afhandelen. Het gevolg was dat er voortdurend werkzaamheden bleven liggen. Erg onbevredigend natuurlijk, maar vooral …. het leverde zoveel stress op dat de burnout onvermijdelijk was.

Een helder takenpakket
In dit geval lijkt het duidelijk dat er iets mis was met het takenpakket van mijn klant. Éen van de belangrijkste oorzaken van een burnout: onduidelijkheid over de inhoud van de functie. Het was onduidelijk waar mijn klant nu vooral verantwoordelijk voor was. Een duidelijk functieprofiel, Inkrimpen van het takenpakket en heldere afspraken over de verantwoordelijkheden was een begin van de oplossing. Er moest natuurlijk meer gebeuren, want hoe pak je dat aan en hoe communiceer je naar je omgeving dat sommige taken niet (meer) bij jou horen als je niet gewend bent om grenzen te stellen en die duidelijk te maken naar anderen?

Assertief zijn
Leren meer assertief te zijn, daar gaat het uiteindelijk om. Ja leren. Assertief zijn is namelijk geen karaktereigenschap maar een communicatievaardigheid. En dat is te leren.
Het kan heel simpel. Je maakt afspraken wanneer je wel en niet bereikbaar bent. “Het komende uur ben ik niet bereikbaar voor telefoontjes”. Of: ”Ik beantwoord mijn mail alleen ‘s morgens tussen 9 en 10 uur”. Of hang een berichtje bij de deur van je werkruimte dat je niet gestoord wilt worden. Communiceer dan vooral duidelijk naar je collega’s of klanten dat je die grenzen stelt.

‘Nee’ zonder schuldgevoel
En word je tussendoor toch gestoord? Je kunt leren om niet direct te reageren. Je maakt de zin af waar je mee bezig bent of je blijft rustig en zegt tegen degene aan de telefoon dat je het gesprek even onderbreekt. Vervolgens geeft je aandacht aan de ‘verstoorder’. Het hangt af van de urgentie maar de bedoeling is dat je in je reactie duidelijk maakt dat nu niet kunt ingaan op het verzoek. De ‘verstoorder’ kan het op een later moment opnieuw proberen. Je laat het op die manier ook bij die ‘verstoorder’ zodat jij weer met aandacht door kunt gaan met je taak. Gemakkelijk gezegd allemaal of misschien wat vaag en erg algemeen.  Maar in de grond komt het daar wel op neer. Het is echt te leren om e.e.a. op een prettige manier te formuleren zodat je er ook geen schuldgevoel over hebt.

En alweer ….’Train je aandacht’.
Ook bij voorwaarde 4 ‘je wordt weinig onderbroken’ is het trainen van je aandacht cruciaal. In alle rust bezig zijn met een taak en bij afleiding je grens trekken. Dat kan namelijk alleen als je geleerd hebt om met aandacht aan je taak te werken. En let wel ‘werken met aandacht’ betekent niet ‘focussen’. Focussen heeft weer te maken met willen, moeten of presteren. Werken met aandacht is op een vriendelijke manier gewoon bezig zijn met je taak zonder voortdurend gericht te zijn op resultaat. Maar dat is voor mijn laatste blog over ‘ontspannen werken’. Voorwaarde 5 zegt: Je bent niet bezig met het eindresultaat.